Programm zur Digitalisierten Archivierung von Rechnungen gesucht

KeksKrümel

Queen of fucking everything
10. November 2002
7.621
112
63
www.geschenkewunderland.de
:winke: meine Frage richtet sich in erster Linie an Personen die beim Finanzamt arbeiten oder evtl. auch im Steuerbüro.

Kurze Erklärung, wir haben einen Onlineshop, dementsprechend fallen haufenweise Rechnungen an die wir 10 Jahre aufbewahren müssen. Langsam wird der Platz mit den Kiste eng und mir kam die Idee, dass man dass doch sicherlich auch digital verwalten kann.

Nun die Hauptfrage: welches Programm ist vom Finanzamt anerkannt um Rechnungen digital zuarchivieren?

Danke schon mal.

LG Sandra
 

mone

Kamikazemuddern
15. August 2008
13.763
1.364
113
40
Koblenz
Ich bin leider keine Hilfe, da ihr sicher nicht mit Datev arbeitet ?
Ich bin total begeistert von meinem „Unternehmen online“

:winke:
 
  • Like
Reactions: Sonja

Schäfchen

Copilotin
7. November 2002
36.626
2.822
113
Groß Kreutz
www.andrea-schaefer.de
Anerkennung ist nicht das Problem, sie müssen fürs Finanzamt lesbar sein.

Datev ist für kleine Unternehmen relativ groß, glaube ich. Aber durchaus nett. Lexware kenne ich auch. Das ist relativ einfach, ich meine das kannst du auch als einzelnes Rechnungswesen-Modul erwerben. Hat aber auch ein Warenwirtschaftsmodul - da verwaltest du dann deine Artikel und kannst Bestellungen an Lieferanten auslösen.

Wenn du auch digitale Rechnungen bekommst, musst du die in dem Postfach liegenlassen, in dem sie ankommen - das gilt als Original. Deswegen haben wir dafür eine separate Mailadresse.
 
  • Like
Reactions: Sonja

KeksKrümel

Queen of fucking everything
10. November 2002
7.621
112
63
www.geschenkewunderland.de
@mone nein mit Datev arbeiten wir nicht.

@Andrea, Lexware hatten wir mal als Programm waren aber unzufrieden damit.

Ich weiss nur, dass es wohl nicht so einfach ist, das zu digitalisieren weil das Finanzamt wohl irgendein Datenformat will, was man im nachinein nicht verändern kann, stinknormale PDF geht nicht.

LG
 

Sonja

Integrationsbeauftragte
11. April 2002
24.737
248
63
Bei Lexware müsste das aber gehen. Ich arbeite nebenher mit Lexoffice, in der Firma mit DATEV.
 

Pilot

Bruchpilot
24. Januar 2003
3.520
66
48
Groß Kreutz (Havel)
www.pilotennetz.de
Huhu,

Die Frage war ja eher, wie man analog angekommene Rechnungen digital archiviert werden koennen.

Das Datenformat PDF/A ist extra dafuer gemacht, aber Du brauchst dazu ja noch ein Archivsystem, in dem die digitalisierten Dokumente revisionssicher (d.h. Vor Manipulation geschuetzt) abgelegt werden koennen.

Ich wuerde nach einem Dienstleister suchen, der das fuer euch erledigt. Der scannt das Papier ein, archiviert es, sorgt fuer die Datensicherung, entsorgt das Papier und entsorgt die Daten nach Ablauf der Speicherfrist.

Liebe Gruesse,
Ingo
 
  • Like
Reactions: KeksKrümel

KeksKrümel

Queen of fucking everything
10. November 2002
7.621
112
63
www.geschenkewunderland.de
Huhu,

Die Frage war ja eher, wie man analog angekommene Rechnungen digital archiviert werden koennen.

Das Datenformat PDF/A ist extra dafuer gemacht, aber Du brauchst dazu ja noch ein Archivsystem, in dem die digitalisierten Dokumente revisionssicher (d.h. Vor Manipulation geschuetzt) abgelegt werden koennen.

Ich wuerde nach einem Dienstleister suchen, der das fuer euch erledigt. Der scannt das Papier ein, archiviert es, sorgt fuer die Datensicherung, entsorgt das Papier und entsorgt die Daten nach Ablauf der Speicherfrist.

Liebe Gruesse,
Ingo
Hallo Ingo,

danke Dir für den Tipp mit dem Dienstleister.

Es geht mir um die Rechnungen die wir an den Kunden ausstellen und von dem ich den Durchschlag 10 Jahre aufbewahren muss. Ich brauche im Prinzip also nur ein Programm wo ich diese Datein ablege und aufbewahre sodass es eben auch fürs Finanzamt rechtskräftig ist. Ich bin absolut schlecht im erklären.

LG Sandra
 

Kristina

Dauerschnullerer
5. November 2003
1.757
1
38
Hallo Sandra,
das ist tatsächlich nicht so einfach, nennt sich ersetzendes scannen und muss genau dokumentiert werden, Vier-Augen Prinzip, Datenschutzsichere Verwahrung und Entgegennahme von Briefen, zertifizierte Software... kannst mich gern mal per PN anschreiben, dann such ich mir die Unterlagen mal genau dazu raus.

Unser Steuerberater hat uns noch davon abgeraten im Mittelstand (140 Mitarbeiter), aber da wird sich die nächsten Jahre sicher was tun.
Wir legen die Belege nur noch tageweise ab aber vermutlich braucht die kein Mensch mehr. Wir machen die monatliche BH mit Datev online, das funktioniert super aber falls eine Prüfung kommt, kann es sein dass eine Prüfung der Originalbelege kommt.


LG

Tina
 
  • Like
Reactions: KeksKrümel